Aexis OSC
User Manual
Standard Operating Procedure
Manual Registration (OSC)
Export PDF

1. Tujuan

Dokumen ini menerangkan cara pengguna mendapatkan akses ke sistem OSC melalui dua kaedah pendaftaran:

  1. Akaun dicipta oleh pihak sistem/admin dan pengguna menerima email untuk cipta password.
  2. Pengguna mendaftar sendiri melalui laman /register, verify email, kemudian menunggu kelulusan.

2. Kaedah 1: Terima Email Daripada Sistem

Kaedah ini digunakan apabila akaun pengguna telah dicipta oleh pihak sistem/admin.

2.1 Terima Email

  1. Semak inbox email yang didaftarkan.
  2. Cari email daripada sistem OSC berkaitan account creation atau password setup.
  3. Jika email tiada di inbox, semak folder Spam/Junk.
  4. Klik link yang disediakan dalam email.

2.2 Create Password

  1. Sistem akan buka halaman untuk set password.
  2. Masukkan email jika diminta.
  3. Masukkan password baru.
  4. Masukkan confirmation password yang sama.
  5. Klik butang submit untuk simpan password.

2.3 Login Kali Pertama

  1. Pergi ke halaman /login.
  2. Masukkan email yang menerima jemputan sistem.
  3. Masukkan password yang baru dicipta.
  4. Klik Sign In.
  5. Jika login berjaya, sistem akan bawa pengguna ke dashboard atau halaman utama yang dibenarkan oleh role pengguna.

2.4 Nota Penting

  1. Pengguna mesti mempunyai role sebelum boleh login.
  2. Jika mesej menyatakan akaun tiada role, hubungi admin/superior untuk assign role.
  3. Jika link email telah expired, hubungi admin untuk resend email atau reset password.

3. Kaedah 2: Register Sendiri Melalui Sistem

Kaedah ini digunakan apabila pengguna membuat pendaftaran sendiri melalui laman registration.

3.1 Buka Halaman Register

  1. Pergi ke halaman /register.
  2. Isi semua maklumat wajib seperti nama, email, department, designation, dan password.
  3. Pastikan email yang digunakan adalah email yang aktif kerana sistem akan menghantar kod/verification email.

3.2 Verify Email

  1. Selepas mengisi email, klik butang untuk menghantar verification code/email jika diminta.
  2. Semak inbox email.
  3. Masukkan kod verification pada halaman register, atau klik link verification yang diterima melalui email.
  4. Jika tidak menerima email, semak Spam/Junk.
  5. Jika masih tiada, cuba resend verification selepas tempoh cooldown tamat.

3.3 Submit Registration

  1. Pastikan semua maklumat telah lengkap.
  2. Klik submit/register.
  3. Sistem akan menghantar permohonan pendaftaran untuk semakan.

3.4 Tunggu Approval

  1. Akaun akan berada dalam status pending approval.
  2. Pengguna belum boleh login sepenuhnya sehingga permohonan diluluskan.
  3. HOD/admin akan semak permohonan dan assign role yang sesuai.
  4. Pengguna akan menerima notifikasi email selepas permohonan diproses.

3.5 Login Selepas Approved

  1. Selepas menerima makluman bahawa akaun telah approved, pergi ke halaman /login.
  2. Masukkan email dan password yang didaftarkan.
  3. Klik Sign In.
  4. Jika akaun telah approved dan role telah diberikan, pengguna boleh masuk ke sistem.

4. Status Registration

  1. Pending Approval: permohonan masih menunggu semakan HOD/admin.
  2. Approved: akaun telah diluluskan dan boleh login jika role telah diberikan.
  3. Rejected: permohonan tidak diluluskan. Semak notes/sebab rejection dan daftar semula jika perlu.

5. Masalah Lazim

  1. Tidak terima email:
    • Semak Spam/Junk.
    • Pastikan email yang dimasukkan betul.
    • Minta admin resend email jika perlu.
  2. Link email expired:
    • Minta admin resend email atau gunakan fungsi forgot password.
  3. Tidak boleh login selepas approved:
    • Pastikan akaun telah diberikan role.
    • Hubungi admin/superior jika sistem memaparkan mesej tiada role.
  4. Password tidak diterima:
    • Pastikan password dan confirmation password sama.
    • Ikut syarat minimum password yang ditetapkan oleh sistem.
Manual PR (OSC)
Export PDF

1. Tujuan

Dokumen ini menerangkan penggunaan modul Purchase Request (PR) dalam sistem OSC, termasuk persediaan data, cipta PR, semakan verifier, rejection, completion, dan export dokumen.

2. Persediaan Sebelum Cipta PR

Pastikan data berikut telah lengkap dan aktif sebelum PR dibuat:

  1. Department / Unit (Purchase Request -> Settings -> Department / Unit)
  2. Supplier Master (Purchase Request -> Settings -> Supplier)
  3. Signature (Purchase Request -> Settings -> Signature)

Nota:

  • Dropdown PR hanya memaparkan data yang aktif dan dibenarkan oleh akses role pengguna.
  • Signature perlu ditambah sebelum pengguna generate dokumen PR.

3. Cipta Purchase Request

Menu: Purchase Requests -> PR List

  1. Klik Create PR.
  2. Pilih Company.
  3. Pilih Department/Unit.
  4. Isi Purpose dan Delivery Date.
  5. Isi reason & justification pembelian.
  6. Tambah Supplier & Item yang ingin dibeli.
  7. Isi maklumat Quotation seperti nama supplier, value dan muatnaik dokumen quotation. Minimum maklumat Quotation perlu diisi adalah tiga.
  8. Isi maklumat Other Files jika ada dokumen yang berkaitan dengan PR seperti SST, log ticket dan lain-lain.

4. Simpan PR

Semasa mencipta PR, pengguna boleh memilih tindakan berikut:

  1. Save as Draft
    • PR disimpan sebagai draft.
    • Pengguna masih boleh edit atau delete PR.
    • PR belum dihantar kepada verifier.
  2. Save & Send
    • PR dihantar untuk verification.
    • Status PR menjadi Pending.
    • PR tidak boleh diedit kecuali dipulangkan melalui rejection.

5. Edit PR

Pengguna boleh edit PR hanya dalam keadaan berikut:

  1. PR masih berstatus Draft.
  2. PR telah direject dan dipulangkan kepada creator untuk pembetulan.

Langkah edit:

  1. Buka menu Purchase Requests -> PR List.
  2. Klik tindakan Edit (button pensel).
  3. Kemas kini maklumat yang diperlukan.
  4. Simpan sebagai draft atau hantar semula menggunakan Save & Send.

6. Semakan Verifier

Verifier hanya boleh membuat keputusan untuk PR yang sedang menunggu level semakan mereka.

Langkah semakan:

  1. Buka menu Purchase Requests -> PR List.
  2. Cari PR yang berstatus Pending.
  3. Buka detail PR (button mata).
  4. Semak semua maklumat berkaitan PR.
  5. Klik button Approve / Reject.
  6. Pilih keputusan:
    • Approve
    • Reject
  7. Isi notes jika diperlukan.
  8. Submit keputusan.

7. Kesan Keputusan Verifier

Jika Approve:

  1. PR bergerak ke verifier level seterusnya jika masih ada.
  2. Jika verifier terakhir telah approve, PR menjadi Complete.

Jika Reject:

  1. PR kembali kepada creator.
  2. Creator perlu semak notes rejection.
  3. Creator boleh edit PR dan hantar semula.

8. Upload PO Selepas PR Complete

Selepas PR berstatus Complete, pengguna yang dibenarkan boleh upload PO untuk melengkapkan rekod pembelian.

Langkah upload PO:

  1. Buka menu Purchase Requests -> PR List.
  2. Cari PR yang berstatus Complete.
  3. Buka detail PR atau tindakan berkaitan PO.
  4. Muatnaik dokumen PO.
  5. Simpan maklumat PO.

Selepas PO dimuatnaik, dokumen PO boleh disertakan semasa export PDF PR jika pilihan combine digunakan.

9. Status PR

  1. Draft: PR belum dihantar dan masih boleh diedit.
  2. Pending: PR sedang menunggu semakan verifier.
  3. Rejected: PR dipulangkan kepada creator untuk pembetulan.
  4. Complete: semua verifier telah approve.
  5. Closed: PR telah lengkap dan PO telah dimuatnaik.
  6. Pending Late: PR berstatus Pending yang telah melebihi tempoh 4 hari dari PR itu dihantar.
  7. Complete Late: PR yang telah Complete, tetapi melebihi 2 hari dari tarikh PR itu complete.

10. Export Dokumen

Pastikan signature telah ditetapkan sebelum export.

PR yang belum Complete masih boleh generate PDF, tetapi dokumen akan mempunyai remarks sebagai belum complete.

PDF PR boleh dijana secara berasingan atau digabungkan bersama dokumen sokongan berikut:

  1. Quotation
  2. Other Files
  3. PO

Langkah Export:

  1. Buka menu Purchase Requests -> PR List.
  2. Cari PR yang ingin di Export.
  3. Klik pada button Export PDF.
  4. Pilih untuk combine dengan Quotation, Others Files atau PO.
  5. Klik Apply.
  6. Muat turun dokumen.

11. Status Late

Sistem memaparkan status late untuk membantu pengguna mengenal pasti PR yang memerlukan tindakan segera.

  1. Pending Late
    • PR masih dalam status Pending.
    • PR telah melebihi tempoh 4 hari dari tarikh PR itu dihantar untuk approval.
    • Verifier perlu semak dan buat keputusan secepat mungkin.
  2. Complete Late
    • PR telah berstatus Complete.
    • PR telah melebihi 2 hari dari tarikh PR itu complete.
    • Status ini digunakan untuk pemantauan tindakan susulan selepas PR complete.

12. Email Notifikasi

Sistem akan menghantar email notifikasi mengikut konfigurasi semasa, termasuk:

  1. PR pending verification.
  2. PR approved / rejected.
  3. PR completed.
  4. Reminder PR jika terdapat pending action.

13. Masalah Lazim

  1. Dropdown project/item/supplier kosong:
    • Semak data master aktif.
    • Semak role dan menu access pengguna.
  2. Tidak boleh edit PR:
    • PR mungkin sudah Pending atau Complete.
    • PR hanya boleh edit jika Draft atau selepas Rejected.
  3. Tidak nampak butang approve/reject:
    • Pengguna mungkin bukan verifier untuk level semasa.
    • PR mungkin belum sampai ke level verifier tersebut.
  4. Tidak boleh export:
    • Pastikan PR telah Complete.
    • Pastikan maklumat signature telah lengkap.
    • Pastikan dokumen Quotation, Other Files, atau PO wujud jika mahu combine semasa export.
Manual Booking (OSC)
Export PDF

1. Tujuan

Dokumen ini menerangkan aliran penggunaan modul Booking dalam OSC.

2. Aliran Utama

  1. User login ke sistem.
  2. Masuk menu Booking List (Booking -> Booking List).
  3. Pastikan Booking Categories (Booking -> Settings -> Booking Categories) sudah diwujudkan terlebih dahulu (create oleh Booking Approver).
  4. Buat booking melalui:
    • Klik slot pada kalendar, atau
    • Klik butang Create Booking.
  5. Isi maklumat booking.
  6. Pilih tindakan:
    • Save as Draft: booking disimpan sebagai draf dan boleh diedit.
    • Save & Send: booking dihantar untuk semakan approver.
  7. Tunggu keputusan daripada Booking Approver.

3. Cipta Booking

Menu: Bookings -> Booking List

  1. Buka halaman booking.
  2. Klik tarikh/slot pada kalendar atau klik Create Booking.
  3. Pilih category dan item.
  4. Tetapkan tarikh serta masa.
  5. Tambah notes jika perlu.
  6. Booking boleh disimpan sebagai draf (Save as Draft) atau dihantar untuk semakan (Save & Send).

4. Status Booking

  • Draft:
    • Booking masih disimpan sebagai draf dan boleh dikemaskini atau dipadam oleh pemilik booking.
  • Pending:
    • Booking telah dihantar kepada Booking Approver untuk semakan.
    • Booking tidak boleh dikemaskini atau dipadam sementara menunggu keputusan.
  • Approved:
    • Booking telah diluluskan oleh Booking Approver.
  • Rejected:
    • Booking telah ditolak dan boleh disemak semula oleh user.

5. Proses Approval

  1. Selepas Save & Send, sistem akan menghantar notifikasi emel kepada booking approver yang aktif.
  2. Booking Approver masuk ke menu Bookings -> Booking Approval.
  3. Booking Approver menyemak maklumat booking seperti kategori, item, tarikh, masa dan catatan yang dihantar.
  4. Booking Approver memilih sama ada untuk Approve atau Reject booking tersebut.
  5. User akan menerima notifikasi keputusan approval.

6. Nota Penting

  • Jika slot bertindih dengan booking yang telah approved, sistem akan halang kelulusan.
  • Gunakan Draft jika maklumat belum lengkap.
  • Gunakan Save & Send hanya apabila data telah lengkap.

© Crafted by Code Artisan Sdn Bhd